ده تکنیک که به ارتباطات شما اعتبار می بخشند
اعتبار خریدنی نیست، بلکه باید آن را کسب کرد. اعتبار یعنی اینکه دیگران باورتان کنند، به شما اعتماد داشته باشند و احترام بگذارند. شما با تعامل با دیگران و عمل به وعده هایتان اعتبار کسب می کنید. اعتبار حاصل تطابق اعمال شما با سخنانتان است. در این مقاله به معرفی ده تکنیک می پردازیم که به شما اعتبار می بخشد.
عمل به وعده
یکی از مواردی که امروزه در محیط کار بدان عمل نمی شود، عمل به وعده هاست. مردم می خواهند شما به وعده هایتان عمل کنید. اگر وعده ای می دهید، عمل کنید! اگر به کسی قول می دهید موضوعی را بررسی کرده و نتیجه را به او اطلاع بدهید، این کار را انجام دهید. مهم تر اینکه باید این کار را به موقع انجام دهید. برای عمل به وعده تان زمانی تعیین کنید، آن را در مهلت مقرر انجام دهید و در صورت نیاز به دیگران اطلاع دهید که آن را انجام داده اید.
فراموشی و بی نظمی دلایل موجهی برای عمل نکردن به وعده ها نیست، بلکه نشان دهنده ی غیر قابل اطمینان بودن شماست. به تعهدات خود عمل کنید. عمل به وعده موجب کسب اعتبار می شود.
با افرادی که برایتان پیغام می گذارند، تماس بگیرید
به پیام های تلفنی و ایمیلی پاسخ دهید. اگر افراد در محیط کار با شما تماس می گیرند و برای شما پیغام می گذارند، حتا اگر آن ها را نمی شناسید، رسم ادب را به جا آورید و با آن ها تماس بگیرید. سعی کنید این کار را در مدت زمان موجهی انجام دهید.
پست صوتی، شیوه ی مفیدی برای دریافت پیام است. اما اگر به پیام های دریافتی اعتنایی نکنید، اعتبار خود را از دست می دهید. حتا اگر فقط با فرد مورد نظر تماس بگیرید و به او بگویید که در حال بررسی موضوع هستید، موجب می شود که بداند به او اهمیت داده اید. مردم نمی توانند ذهن شما را بخوانند؛ بنابراین وقتی با آن ها تماس نمی گیرید، تصور می کنند آن ها را نادیده گرفته اید، در حالی که پاسخگویی باعث اعتبار شما می شود.
شور و شوق داشته باشید
برای اینکه در کار و ارتباطتان شور و شوق داشته باشید، لزوما نباید به شدت احساساتی باشید. به شیوه ی خود شور و شوقتان را نشان دهید. با این کار هیجان و علاقه ی خود را به کارتان به نمایش می گذارید و عواطف را وارد پیامتان می کنید.
اگر بدون احساس با دیگران ارتباط برقرار کنید، بی روح جلوه می کنید و دیگران تمایلی به شنیدن سخنان شما نخواهند داشت. البته عواطف خارج از کنترل نیز موجب می شود به شنیدن پیام شما علاقه ای نشان ندهند.
در یکی از سمینارهای اخیر من شرکت کننده ای چنین گفت: «منظور از شور و شوق این است که به اندازه ای ابراز احساسات کنید که باور کردنی باشد، نه بیش از حد که اعتبارتان را از دست بدهید.»
تخصص خود را به نمایش بگذارید
درباره ی حوزه ی فعالیت خود دانش کافی داشته باشید و آن را در اختیار دیگران بگذارید. اگر دانش و تخصص خود را به دیگران منتقل نکنید، نمی توانید در کار خود موفق شوید. هنگامی که دیگران برای دریافت خدمات و یا درخواست کمک نزد شما می آیند، انتظار دارند تخصص خود را در اختیار آن ها بگذارید. هیچ کس تمایل ندارد با افراد ناتوان کار کند.
به هنگام انتقال تخصص خود اعتماد به نفس داشته باشید، اما متکبر جلوه نکنید. دانش خود را با زبان قابل فهم به دیگران منتقل کنید. اگر چیزی نمی دانید، نگران نباشید. کسی از شما انتظار کمال ندارد؛
اما سعی کنید پاسخ را بیابید. به دانسته های خود مغرور نشوید و همواره درصدد گسترش دانش خود و انتقال آن به دیگران باشید.
مخالفت کردن به شیوه ای خوشایند
شما آزادید دیدگاه های خاص خود را داشته باشید و دیدگاه هایتان با دیگران متفاوت باشد. اما با گفتن «من با شما مخالفم» مخالفت خود را شخصی می کنید.
می توانید با ایده ها و پیشنهادات دیگران موافق نباشید و بر این موضوع تمرکز کنید، نه بر این مطلب که شما مخالفيد. به جای آن دیدگاه های خود را مطرح کنید تا گفتگویی برقرار شود که در آن به بحث درباره ی مسائل مختلف می پردازید. دیدگاه فرد مقابل را به عبارت دیگر بیان کنید تا مطمئن شوید که آن را به درستی درک کرده اید. ممکن است دریابید که در حقیقت با بخشی از نظرات او موافقید. او نیز وقتی دریابد که با دقت به سخنان او گوش داده اید، به شنیدن دیدگاه شما تمایل بیشتری نشان می دهد.
از قضاوت درباره ی نظرات مختلف بپرهیزید. مردم به شیوه های مختلفی درباره ی مسائل مختلف می اندیشند.
آرام ماندن در شرایط پر تنش
استرس، بخشی از شغل همه است. باید آن را در انتهای شرح وظایف خود قرار دهید، به این ترتیب: «مواجهه با استرس با حفظ آرامش.»
اگر بتوانید در شرایط پراسترس، نسبتا آرام باقی بمانید، بهتر می توانید به صورت مؤثر به دیگران گوش بدهید و با آنها ارتباط سازنده ای برقرار کنید. در حالی که با نشان دادن استرس، موجب اضطراب دیگران می شوید. مردم مایل اند به راحتی بتوانند با شما ارتباط برقرار کنند، به ویژه در مواقع پرتنش آنها مایل اند بدانند که شما به حرف هایشان گوش می دهید و در چالش هایشان به کمک آن ها می شتابید. خشم خود را در خلوت خود بروز بدهید و برای ظاهر شدن در اجتماع خود را مهیا سازید. با این کار، احترام دیگران را بر می انگیزید.
اتخاذ رویکرد مثبت به مشکلات
مشکلات در همه ی شغل ها وجود دارد. شما بخش عمده ی در آمد خود را مدیون حل مشکلات هستید. اگر با آن ها مواجه نشوید و از آنها اجتناب کنید، خود به خود رفع نمی شوند. اگر در حضور دیگران از مشکلات شکایت کنید، دیگران شما را فردی منفی تلقی می کنند. اگر دیگران را سرزنش کنید و آن ها را مورد حمله ی کلامی قرار دهید، با واکنشی تدافعی مواجه می شوید. این کار باعث می شود دیگران تمایلی نداشته باشند اقدامی در جهت رفع مشکل انجام دهند زیرا احساس می کنند تنبیه شده اند.
کسانی را دیده ام که حتا از بیان واژه ی «مشکل» اجتناب کرده و به جای آن از واژه های خوشایند استفاده می کنند. مثلا می گویند که ما در اینجا مشکل نداریم بلکه فرصت های چالش برانگیز داریم. هرچقدر مایلید با واژه ها بازی کنید، اما از مواجهه با مشکلات طفره نروید.
برای برقراری گفتگو با دیگران درباره ی حل یک مشکل، ابتدا باید مشکل را به درستی درک کرده باشید. ابتدا درباره ی موقعیت موجود اطلاعات کسب کنید. به دیگران این پیام را انتقال دهید که قرار نیست کسی برای مشکل موجود تنبیه شود. سپس با همکاری آن ها بر یافتن راه حل متمرکز شوید و تا راه حلی نیافته اید، دست از تلاش برندارید. این بهترین شیوه ی حل مشکلات است. اگر به عنوان فردی که به شیوه ای مثبت به حل مشکلات می پردازد شناخته شوید، اعتبارتان نیز افزایش می یابد.
ابتدا گوش دهید، سپس اقدام کنید
زود قضاوت کردن بدون در اختیار داشتن همه ی اطلاعات، تأثیر مثبتی بر دیگران نمی گذارد، بلکه این پیام را به دیگران منتقل می کند که شما از توانایی گوش دادن و تفکر منطقی بی بهره اید.
مردم مایل اند دیگران به سخنان آنها گوش بدهند. دوست ندارند دیگران حرفشان را قطع کنند و به آن ها امر و نهی کنند. بردباری در تعامل با دیگران نقش مهمی دارد. اگر با دقت به سخنان دیگران گوش بدهید، بهتر می توانید در مورد اقدام لازم تصمیم بگیرید و با دلیل و قضاوت صحیح به عمل بپردازید.
صداقت نشان بدهید
هیچ چیز سریع تر از فقدان صداقت، اعتبار شما را از بین نمی برد. تکبر و عدم صداقت، باعث بی اعتمادی دیگران به اعمال و سخنان شما می شود.
صداقت، خصوصیتی است که موجب می شود صمیمی و درستکار جلوه کنید. حرف و عمل شما یکی می شود و با دیگران رفتار احترام آمیزی خواهید داشت. نیات مثبت شما با لحن صدایتان هماهنگ می شود و با دقت به سخنان دیگران گوش می دهید. همه می توانند صادق باشند و با نشان دادن صداقت به صورت مداوم، اعتبارشان افزایش می یابد.
روراست باشید
گاهی اوقات، به ویژه هنگام بروز مشکلات، مردم ترجیح می دهند با دیگران صریح نباشند. آن ها سعی می کنند پیام خود را مثبت جلوه دهند و این عدم صراحت موجب می شود دیگران مضطرب شوند و تصور کنند اوضاع بسیار بدتر از آن است که وانمود می شود.
روراست بودن به معنای صریح، صادق و واضح بودن است. اما احتیاط کنید این کار را با درایت انجام دهید. به تفاوت میان این دو جمله دقت کنید:
- روراست با درایت: «اعداد صفحه ی چهارم گزارش شما، صحیح نیست.»
- روراست بدون درایت: «اعداد گزارش شما همه اشتباه است و این نشان می دهد که شما نمی توانید به درستی از اطلاعات استفاده کنید.»
روراست بودن به این معناست که زبان را طوری به کار ببرید که به بهترین نحو منظور خود را برسانید. این کار را می توانید به درجات مختلفی انجام دهید، اما مهم این است که برای ارائه ی پیام شما مناسب باشد. در هر حال روراست بودن یعنی به دیگران احترام می گذارید و بر موضوع تمرکز دارید.
خواهید دید که احترام به دیگران و شفافیت و صراحت در ارتباط با دیگران، در سرتاسر جهان تحسین می شود. با چنین رفتاری به صورت مداوم، اعتبار خود را افزایش می دهید.
