نرم افزار مدیریت اسناد

گام مهم به روز سازی جامع سازمانی

DMS

نرم افزار مدیریت اسناد گیتا، سامانه ای کامل برای تسهیل ایجاد، نگهداری، آرشیو، به اشتراک گذاری و استفاده از اسناد و ارتقا اثربخشی فرآیندها و امور کاری در سازمان ها و ادارات دولتی و خصوصی  است.

شرکت دانش بنیان فن آوران گیتی افروز، با طراحی،توسعه، اجرا و پشتیبانی سامانه مدیریت اسناد گیتا، گامی رو به جلو در تحول دیجیتالی و ارتقا سطح کارایی و اثر بخشی سازمان ها در کشور برداشته است.

راهکارها در برابر چالش ها

  • تسریع فرآیند های سند محور
  • تسهیل نمایه سازی اسناد
  • بهبود و تسریع فرآیند وارد کردن اطلاعات
  • تسهیل جستجو میان اسناد و متون
  • پشتبان گیری سریع و امن
  • بهبود امکان صحت سنجی و اعتبار بخشی اسناد
  • دوستار محیط زیست با کاهش میزان استفاده از کاغذ
  • کاهش فضای مورد نیاز برای آرشیو اسناد
  • کاهش هزینه های دفتری و دبیرخانه
  • بهبود فرآیند کنترل نسخه های اسناد
  • ارتقا حداکثری سطح امنیت اسناد
  • تعامل و اشتراک بهینه
  • تسهیل دسترسی به اسناد
  • بهینه سازی فرآیند کنترل انطباق
DMS
سیستم مدیریت اسناد 

اعتبار و امنیت هدف اساسی توسعه گیتا

اسناد قلب تپنده سازمان ها و ادارات و محور مهم فریندهای سازمانی است. ازاین رو مدیریت آنها نیز عملی حیاتی است که در صورت اثر بخش بودن به ارتقا سطح عملکرد سازمان می انجامد. علاوه بر این، اطمینان از امنیت و دسترسی سریع به اسناد تمام فرآیند های سازمان را شفاف نموده و امکان هر گونه عملیات غیر قانونی را مرتقع میسازد. بررسی سریع اسناد از سویی دیگر، سرعت انجام امورات را بیشتر کرده و هزینه های جاری را کاهش میدهد.

سامانه مدیریت اسناد، راهکاری دیجیتالی و هوشمند برای پاسخ به تمامی موارد فوق الذکر است. ارتقا سطح امنیت، تسریع امور، بهبود عملکرد و تسهیل استفاده از داده ها از جمله مزایای استفاده از این سیستم هاست.در این میان، و مهم تر این که، سامانه مدیریت اسناد با کاهش استفاده از کاغذ و نیز کاهش فضا و زیرساخت مورد نیاز برای آرشیو اسناد علاوه بر کاهش هزینه ها، در حفظ محیط زیست نیز نقش مهمی دارد.

اسناد چه به صورت الکترونیک و چه به صورت کاغذی، بخش مهمی از هر سازمان و یا اداره بوده و فرآیندهای بسیاری حول محور این اسناد در جریان است. همین موضوع، مدیریت اسناد را به مسئله ای مهم و دغدغه ای چالش بر انگیز برای سازمان ها تبدیل کرده است. این مسئله زمانی بغرنج تر میشود که مسائل امنیتی و سطوح دسترسی این اسناد علی الخصوص اسناد محرمانه در نظر گرفته شود.
سامانه مدیریت اسناد گیتا، پاسخی جامع برای تمامی دغدغه های مربوط به اسناد در ادارات است. این سامانه، با علم بر اهمیت اصل امنیت در این حوزه، به گونه ای طراحی شده است که امکان هر گونه تغییر و دستکاری در اسناد به صفر کاهش یابد و تنها افراد مشخص شده به اسناد دسترسی داشته باشند. در کنار این، فناوری هوش مصنوعی به کار رفته در توسعه سامانه، میتواند خطرات سایبری احتمالی و یا فعالیت های غیرمعمول را شناسایی کرده و به صورت خودکار آنها را بلوکه نماید. ارائه شناسنامه برای هر سند، رهگیری تغییرات، تشخیص هرگونه کپی برداری و تاریخچه کامل دسترسی ها از جمله راهکارهایی است که برای این مهم در سامانه مدیریت اسناد گیتا ارائه شده است.

با توجه به تمامی مزایای شبکه های ذخیره سازی مبتنی بر بلاکچین، امروزه شبکه های اینچنینی راهکاری هوشمندانه برای پاسخ به نیاز روزافزون مرتبط با اطلاعات در سطح جهان است. با این حال، طراحی، ساخت، اجرا و توسعه چنین سیستمی نیازمند پاسخگویی به چالش های مربوط به حفظ حریم خصوصی افراد، مسائل امنیتی، تهدیدهای سایبری و بدافزارها بوده، و می بایست برای کاربران و ارائه دهندگان سرویس به صرفه و اقتصادی باشد. با در نظر گرفتن این موارد، شبکه بلاکچین هوشمند گیتاچین با تکیه بر تجربیات خود، فریم ورک شبکه ذخیره سازی غیر متمرکز خود را معرفی میکند. این طرح به دلیل سازگاری بالا آن با زیرساخت های موجود به سرعت قابل توسعه و اجرا بوده و نیاز به تغییرات اساسی را مرتفع میسازد. علاوه بر این مهم، به دلیل ارائه فضای ذخیره سازی بیشتر در برابر هزینه این شبکه از نظر اقتصادی برای هر دو طرف میزبان و کاربر به صرفه است.

اهم سامانه های مدیریت اسناد متداول به فناوریOptical Character Recognition یا همان OCR مجهز هستند. این فناوری، تبدیل عکس و اسناد اسکن شده به فایل های متنی را امکان پذیر می نماید. این موضوع علاوه بر ایجاد امکان ویرایش متون، قابلیت جستجو در متن سند را برای کاربر ایجاد میکند. فناوری هوش مصنوعی میتواند OCR را ارتقا بخشد و امکانات و قابلیت های جدیدی به آن اضافه نماید.

سامانه مدیریت اسناد گیتا با بهره گیری از هوش مصنوعی، میتواند فایل های اسکن شده را بخواند، درک کند، و بر اساس این اطلاعات، فرآیندهای از پیش تعیین شده ای را به صورت اتوماتیک انجام دهد. در کنار این عملکرد، هوش مصنوعی قابلیت های جدیدی به سامانه می افزاید که مهم ترین آنها عبارتند از:

  • قابلیت استخراج اتوماتیک داده از فایل های اسکن شده و استفاده از آن
  • ارتقا سطح امنیت با شناسایی خطرات احتمالی
  • گروه بندی و کلاسترینگ اسناد
  • آنالیز داده ها
امکانات و قابلیت ها

ماژول ها و ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد

مدیریت سطوح دسترسی

مدیریت افراد و مدت زمان دسترسی به اسناد

آرشیو و ذخیره سازی

قابلیت ذخیره سازی در مسیر های مختلف و یا غیر متمرکز

سامانه رسیدگی و اعتبار بخشی

سامانه صحت سنجی و رهگیری تغییرات

پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات

حفاظت از داده های سازمانی و بازیابی سریع و بی دردسر

ابزارهای تعاملی

ابزارهای لازم برای ارتباط افراد برای امورات مربوط به اسناد

کتابخانه محتوایی

آرشیو محتوای آماده جهت تسریع ایجاد سند

الگوهای آماده اسناد

الگوهای اسناد جهت استفاده در اسناد جدید یا اسکن شده

داشبورد با قابلیت شخصی سازی

مرکز کنترل، نظارت و مدیریت فرآیند مربوط به اسناد

مدیریت ذخیره اطلاعات

نظارت بر مسیر ذخیره و نوع آرشیو و کلاس بندی

سیستم OCR هوشمند

اتوماسیون امور کاری به کمک هوش مصنوعی

تاریخچه اسناد

غیر ممکن نمودن دستکاری اطلاعات

فایر وال اختصاصی

ارتقا امنیت اطلاعات با فایر وال اختصاصی

اعلان ها و آلارم های بلادرنگ

اطلاع رسانی از تغییرات اسناد و سندهای جدید به صورت بلادرنگ

همگام سازی اطلاعات

قابلیت همگام سازی سریع اطلاعات در صورت تغییر یا آپلود داده های جدید

کنترل نسخه

مدیریت نسخ ایجاد شده از اسناد و تطبیق آنها

استخراج داده ها

استخراج داده ها مبتنی بر هوش مصنوعی

طبقه بندی اطلاعات

گروه بندی و کلاسترینگ هوشمند

ایندکس گذاری هوشمند

قابلیت نمایه گذاری خودکار مبتنی بر هوش مصنوعی

رمزنگاری اسناد

افزایش امنیت و دسترسی امن تر با رمزنگاری اسناد

تبدیل فرمت فایل ها

ابزار تغییر فرمت سریع فایل ها

ابزارهای به اشتراک گذاری و انتقال فایل

ابزارهای امن جهت به اشتراک گذاری و انتقال فایل میان سامانه ای

قابلیت جستجوی پیشرفته

امکان جتسجو میان سندی و متنی با قابلیت فیلترینگ هوشمند و شخصی

بارگذاری اطلاعات سریع

امکان آپلود سریع فایل از اکسل، ورد و فایل های مشابه

اپلیکیشن تلفن همراه

دسترسی مالتی پلتفرم از طریق گوشی های تلفن هوشمند

تمبر الکترونیک

اعتبار بخشی به اسناد الکترونیک با تمبر دارایی دیجیتال

امضای الکترونیک

قابلیت اپلود امضا الکترونیک از طریق پدهای امضا یا تصاویر

اینترنت اشیا

قابلیت اتصال به پرینتر ها و سایر دستگاه ها از طریق IoT

آخرین نوشته ها

HSEEQ
وبلاگ

شرکت در نمایشگاه نفت و گاز و پتروشیمی

رویدادها

همایش بین المللی بلاکچین کشاورزی

ما برایتان بهترین ها را رقم میزنیم
رویدادها

قدرت واقعیت افزوده و واقعیت مجازی

با فناوری AR و VR دنیا را متفاوت بنگریم و با استفاده از این فناوری…

گواهی نامه ها