مدیریت پروژه فرایندی پیچیده است که مستلزم طیف گسترده ای از مهارت ها میباشد. پروژه ها اشکال، ابعاد و مقیاس های متفاوتی دارند. شروع تغییر رویه در یکی از بخش های یک شرکت و یا افتتاح شعبه جدید در شهری دیگر همگی نوعی پروژه به حساب می آیند. با افزایش پیچیدگی پروژه ها تعداد عوامل و جزئیات برای کنترل و نظارت نیز افزایش می یابد. البته اصول پایه ای مدیریت یک پروژه از آغاز تا پایان آن در تمام موارد معمولا بسیار مشابه است. علاوه بر مهارت های مدیریت پروژه عمومی مانند مذاکره، حل تعارضات و مهارت های حل مساله، 6 حوزه کلیدی وجود دارد که تاثیر بسزایی در موفقیت یک پروژه میگذارد که در ادامه مورد بررسی قرار میدهیم. همچنین آشنایی با “خلق مدل کسب وکار” کمک چشمگیری در پیشبرد اهداف کسب وکار خواهد نمود.
مهارت های مدیریت پروژه
یکپارچه سازی پروژه
در آغاز یک پروژه شناخت کافی و درکی صحیح و قوی از اهداف بسیار مهم است، اینکه چگونه عناصر مختلف برای حصول یک نتیجه موفقیت آمیز کنار یکدیگر قرار میگیرند. الزامات و نیازهای اصلی پروژه و نتایج باید به دقت تعریف گردد تا همه افراد کاملا با اهداف از پیش تعیین شده آشنا شوند.
مدیریت دامنه پروژه
دامنه یک پروژه به راحتی ظرفیت و قابلیت رشد را دارد. معمولا تغییرات و رویدادهای ناگهانی حفظ کنترل بر امور و افراد را دچار مشکل میکند که این موضوع باعث میشود تا افراد قادر به تکمیل کارهای محوله در زمان مقرر نباشند و متعاقبا اتمام پروژه نیز در ضرب العجل معین ناممکن میگردد. برای جلوگیری از این موضوع باید از ابتدا دامنه دقیق پروژه را بر اساس الزامات و اهداف تعیین نمود.
مدیریت برنامه و زمان
زمانبندی از مهمترین جوانب مهارت های مدیریت پروژه است. برای انجام موفقیت آمیز یک پروژه با وجود تمام عوامل مجهول و ناگهانی، تعریف واضح و دقیقی از ترتیب انجام فعالیت ها، تخمین زمان لازم برای انجام هر کدام و ایجاد زمان احتمالی کافی برای مواجه با موارد غیرمنتظره اهمیت بسیار زیادی دارد. نظارت و کنترل بر تمام این مراحل نیز لازم است.
مدیریت هزینه ها
برای تعیین هزینه های یک پروژه باید براوردها، بودجه بندی و کنترل سیستماتیکی داشت. همچنین باید بدانیم که بسیاری از تصمیم گیری ها در مورد پروژه هزینه ای را به دنبال خواهد داشت. از اینرو مهم است تا از عوامل تاثیرگذار و پیش برنده هزینه ها آگاه بوده و سیستمی را برای نظارت و کنترل عملکرد مالی پروژه توسعه داد. مدیریت امور مالی پروژه مستلزم ابزارها و استراتژی های متعدد بوده و راه اندازی یک سیستم کنترل قابل اعتماد جهت پیگیری هزینه ها و تغییرات لازم و ضروری میباشد.
مدیریت کیفیت
مدیریت کیفیت از جمله مهارت های مدیریت پروژه مهم است. تمام پروژه ها نه تنها باید در بودجه و زمان مقرر انجام شده و به اتمام برسند، بلکه تمام مشخصات و کیفیت از پیش تعیین شده نیز باید تحویل داده شود. بدین منظور باید مطمعن شد که به طور فعال مزایای پروژه مدیریت میشوند. توجه مداوم به مشخصات و مزایایی که پروژه باید آنها را ارائه دهد، باعث حصول رضایت مشتری و کیفیت کاری بالا میگردد. همچنین منابع و زمان ارزشمند برای رسیدن به یک سطح نامناسب از کیفیت مدنظر هدر نمیرود. یک مدیر پروژه موثر و کارامد باید از اهمیت بررسی مداوم تطابق نتایج پروژه با نیازها آگاه باشد.
مدیریت افراد
افراد حاضر در پروژه میتوانند باعث موفقیت یا عدم دستیابی به نتایج نهایی شوند. در اینجا داشتن ترکیبی مناسب از مهارت های فردی و ارتباطی به اندازه مهارت های مدیریت پروژه و تکنیکی اهمیت دارد. جهت کمک به افراد خود در انجام کار تیمی باید یک منشور تیمی شکل داده و انتظارات عملکردی را بیان نمود. از تخصیص وظایف به افراد صحیح و مهارت های مدیریتی تیمی آگاه باشید تا به هرکس وظیفه خاص خودش را محول نمایید تا کارها به بهترین نحو ممکن انجام شوند.
