اگر میخواهید فردی موفق در کسب و کارتان خود باشید، مهارت های حل مسئله به همراه مهارت تصمیم گیری در کسب و کار برایتان بسیار مهم و ضروری خواهد بود. ولی ما اغلب علاقه ای به مشکلات نداریم، چراکه مشکلات وقت گیر بوده و سد راه مسیر پیشرفت ما میشوند. همچنین تبدیل به مانعی بزرگ در سرعت پیشروی کارها شده وبه نظر میرسد که هرگز به پایان نمیرسند! از اینرو اکثر ما هنگام رویارویی با مشکلات تلاش در ازبین بردن آنها بدون هیچ گونه تدبیر خاصی با بیشترین سرعت ممکن داریم. ولی آیا تاکنون پیش آمده که ساده ترین و یا واضح ترین راه حل را انتخاب کرده و سپس متوجه شوید که یک راه حل بسیار بهتر را از دست داده اید؟ برای اینکه یک حل کننده موثر مشکلات باشید باید در رویکرد خود منطقی و سیستماتیک عمل کرده و با مهارت های حل مسئله آشنا باشید.
در ادامه مدل حل مسئله سیمپلکس را در هشت مرحله مهارت های حل مسئله آن بررسی میکنیم. در این مدل مشکلات موجود حل شده و مشکلات بالقوه شناسایی میشوند:
مهارت های حل مسئله مدل سیمپلکس
مرحله 1 : پیدا کردن مشکل
برخی از مشکلات بسیار واضح هستند، درحالیکه برخی دیگر به راحتی قابل تشخیص نبوده و ریشه در علل متعدد دارند. به عنوان بخشی از یک فرایند موثر و کارامد حل مسئله، باید به طور فعال به دنبال مشکلات بالقوه باشید حتی اگر همه چیز خوب و طبق روال باشد. استفاده از مهارت های حل مسئله فعال در پیشگیری از روی دادن شرایط اضطراری سودمند بوده و در صورت بروز نیز کمک میکند تا آرام بوده و شرایط را تحت کنترل داشته باشید. برای انجام این کار تکنیک های متعددی وجود دارد ازجمله: آنالیز PEST که در اعمال تغییرات مستلزم توجه کمک کرده و این اطمینان را به وجود می اورد که تغییرات در راستای نیازهای مشتری و بازار است. تجزیه و تحلیل ریسک در شناسایی خطرات قابل توجه کسب وکار کمک میکند. تجزیه تحلیل حالات و اثرات عدم موفقیت FMEA نیز در شناسایی نقاط احتمالی عدم موفقیت و شکست در فرایند کسب وکار کمک میکند، بنابراین میتوان قبل از بروز مشکلات آنها را تعیین کرده و حل نمود.
مرحله 2 : کشف واقعیات
پس از آشنایی با فرایند و مهارت حل مسئله و شناسایی یک مشکل نیاز به اطلاعات دارید. اطلاعاتی مانند اینکه چه عواملی در مشکل دخیل هستند؟ چه افرادی با آن در ارتباط بوده یا تحت تاثیر آن قرار میگیرند؟ چه راه حل هایی قبلا امتحان شده و چه نتایجی از آنها حاصل شده است؟ نظر سایرین در مورد مشکل چیست؟ با به کاربری اطلاعات ناقصی که مبنی بر فرضیات و دیدگاه های محدود است، ریسک بزرگی را متحمل میشوید. بنابراین باید مطمعن بود که مشکل به طور کامل مورد بررسی قرار گرفته است.
مرحله 3 : تعریف مشکل
پس از شناخت کامل مشکل باید به دقت و به طور کامل آن را تعریف کرد. نوشتن تعریفی روشن و دقیق از مسئله باعث میشود تا مرزهای خاصی را برای مشکل تعیین نمایید. این کار از رشد بیش ازحد دامنه مشکل جلوگیری کرده و کمک میکند تا تمرکز خود را بر روی مسائل اساسی حفظ کنید. یک ابزار عالی برای استفاده در این مرحله CATWOE نام دارد. در این فرایند مشکلات بالقوه را از طریق بررسی آنها از شش جنبه میتوان تجزیه و تحلیل نمود: مشتریان، افراد درون سازمان، تحول، فرایند کسب و کار، جهان بینی، مالک و محیط سازمانی گسترده تر. با نگریستن به یک مشکل از این ابعاد میتوان به ذهنی باز رسیده و تعریفی جامع تر و دقیق تر از آن ارائه داد. آنالیز علت و معلول ابزار مناسب دیگر جهت استفاده در این بخش است و کمک میکند تا در مورد عوامل مختلف بسیاری که در یک مشکل دخیل هستند بیاندیشیم. این ابزار در تفکیک علائم یک مشکل از دلایل و ریشه های اصلی آن بسیار سودمند است.
مرحله 4 : یافتن ایده ها
با داشتن تعریفی روشن از مسئله باید شروع به خلق ایده ها برای یک راه حل نمود. نکته اصلی در اینجا انعطاف پذیری در روش رویارویی با یک مشکل است. باید از ابعاد و دیدگاه های مختلف به مسئله نگاه کرد. جستجوی الگو یا عناصر مشترک در بخش های مختلف مشکل کمک میکند. همچنین برای آنالیز یک مشکل میتوان از شباهت ها و تفاوت ها استفاده کرده و بر اساس شباهت های موجود راه حل های مختلف را ارزیابی نمود. “بمباران ذهنی یا ذهن انگیزی” نیز در این مرحله سودمند است. با صرف زمان برای خلق طیفی از راه حل های ابتکارانه و خلاق برای مشکل، به طور چشمگیری احتمال یافتن بهترین راه حل را افزایش خواهید داد. هنگام نیاز و باتوجه به شرایط میتوانید از دیدگاه و نظرات دیگران استفاده کرده و ایده ها را گسترش دهید.
مرحله 5 : انتخاب و ارزیابی
پس از یافتن ایده ها احتمالا گزینه های بسیاری وجود خواهد داشت که باید مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند. البته تعیین راه حل های خوب بدون معیار و ملاکی مناسب برای سنجش آنها احتمال حذف و از دست دادن گزینه ای را که پتانسیل واقعی یک راه حل خوب را دارد، بسیار افزایش میدهد. تصمیم بگیرید که چه عناصری برای یک راه حل واقع بینانه و عملی لازم است و معیار این تصمیم گیری را در انتخاب راه حل های بالقوه مشخص کنید. آنالیز مقایسه جفتی، آنالیز ماتریس تصمیم گیری و تجزیه تحلیل ریسک ها تکنیک های سودمند این مرحله از مهارت های حل مسئله هستند.
مرحله 6 : برنامه ریزی
احتمال دارد به این فکر کنید که انتخاب یک راه حل پایان فرایند حل مسئله است، ولی در حقیقت شروع فاز بعدی یعنی مرحله اجرا در مهارت های حل مسئله بوده که مستلزم آمادگی و برنامه ریزی فراوان است. اگر تحلیلی کامل از خطرات و ریسک های بالقوه را در مرحله ارزیابی انجام نداده اید، در این مرحله باید انجام دهید. نوع برنامه ریزی که باید انجام دهید بستگی به اندازه پیاده سازی پروژه ای که باید راه اندازی شود دارد. برای پروژه های کوچکتر به برنامه ریزی در مقیاس کوچک نیاز دارید تا اقدامات لازم برای انجام تعیین شود. پروژه های بزرگتر مستلزم رویکردهای پیچیده تر هستند که در بخش مدیریت پروژه به انها اشاره شده است.
مرحله 7 : به اشتراک گذاری ایده ها
به عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزی باید سایر افراد حاضر در فرایند را متقاعد کنید که راه حل انتخابی بهترین گزینه ممکن است. از اینرو باید تمام عواقب و پیامدها را مدنظر قرار دهید. هنگام به اشتراک گذاری طرح خود با سایرین به دقت به پیشنهادها و نظرات گوش فرا داده و تغییرات یا اصلاحات لازم را انجام دهید. راه حل کلی هرچه بیشتر بتواند نیازهای تمام افراد را براورده کند، تاثیر مثبت بیشتری نیز خواهد داشت.
مرحله 8 : اجرا
در نهایت پس از انجام تمام کارهای لازم و رسیدن به راه حل مطلوب زمان مرحله اجرا و پیاده سازی است. این مرحله از مهارت های حل مسئله بخش هیجان انگیز و با ارزش از فرایند حل مسئله است که باعث ارزشمند شدن کل فرایند میگردد. این مرحله عملیاتی نوعی پایان و نوعی اغاز به حساب می اید. زمانیکه اجرای طرح تکمیل شد زمان ورود به چرخه بعدی از طریق حل مسئله و شروع مرحله تجسس میرسد. با انجام اینکار نظاره گر پیشرفت مداوم سازمان خود به سمت اینده ای ایده ال خواهید بود.
