مدیریت پروژه و روش های آن چیست؟

مدیریت پروژه و روش های آن چیست؟ بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در فعالیت های پروژه جهت رسیدن به اهداف پروژه، بهترین معرفی برای مدیریت پروژه است. بسیاری از کسب و کارها از طریق تکمیل پروژه ها به اهداف خود دست می یابند. معمولا در پروژه ها با محدودیت زمان، بودجه  و چالش های مدیریت منابع انسانی رو به رو هستیم. مدیران پروژه، لازم است تمام این عوامل را شناسایی، کنترل و مدیریت کرده و هنگام نیاز، اقدامات اصلاحی را انجام دهند.

مهارت های تصمیم گیری در کسب و کار، مهارت های حل مسئله ، ابزارهای خلاقیت  و خلق مدل کسب و کار از جمله مواردی هستند که با مدیریت پروژه و دستیابی به اهداف پروژه ارتباط تنگاتنگ دارند.

 روش های مدیریت پروژه

آشنایی با ابزارها، نرم افزارهای مدیریت پروژه و روش های اصلی مدیریت پروژه میتوانند در موفقیت پروژه هایتان مفید واقع شوند.

۱. مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

یکی از روش های مدیریت پروژه، پمباک (Project Management Body of Knowledge) نام دارد. این روش بر مهارت های متداول مدیریت پروژه مانند بودجه بندی و مدیریت ورودی ها و خروجی ها تمرکز دارد. PMBOK یا همان پمباک اغلب در ایالت متحده مورد استفاده قرار میگیرد.

۲. مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PRINCE2

مورد دیگر “PRINCE2” نام دارد که به معنی پروژه ها در محیط کنترل شده میباشد. این رویکرد معتبر به طور گسترده در ایالت متحده و سایر کشورهای انگلیسی زبان مورد استفاده قرار میگیرد و جهت تعیین نقش افراد، حفظ خطوط ارتباطی باز، مدیریت خطرات پروژه و تعیین هزینه های پایه به کار میرود.

۳. مدیریت پروژه بر اساس استاندارد APM

روش محبوب دیگر در مدیریت پروژه، (APM (Agile Project Management نام دارد. این روش اغلب برای پروژه هایی در محیط های پیچیده و درحال تغییر به خوبی کارساز است. چراکه این امکان را برای افراد فراهم میکند تا واکنش منعطفی را در مقابل الزامات و نیازهای در حال تغییر داشته باشند.

مزایای استاندارد APM:

• • افزایش رضایت مشتری به دلیل حضور در کل فرآیند

• • روحیه تیمی بالاتر و همکاری بیشتر

• • اندازه گیری عملکرد پروژه  بر اساس معیارهای دقیق تر تخمین زمان و هزینه

• • دید بهتر پیشرفت پروژه برای تمام اعضای تیم به دلیل جلسات روزانه ، نمودارهای پیشرفت و غیره

• بهبود قابلیت پیش بینی با ابزارها و روش های مختلف

عوامل مهم در مدیریت پروژه

هنگام شروع یک پروژه جدید لازم است که عوامل مهم و موثر بر مدیریت پروژه از جمله منافع، ریسک ها، بودجه، اهداف و غیره را مد نظر داشته باشید. در ادامه به برخی از این عوامل اشاره میکنیم:

۱. زمانبندی

زمانبندی یکی از عوامل مهم در مدیریت پروژه است. با یک زمانبندی خوب هیچ یک از مراحل و گام های مهم مورد غفلت قرار نمیگیرند و همه افراد وظایف خود را در زمان مقرر انجام میدهند. انجام پروژه های بزرگ با زمانبندی درست در بهترین شکل امکان پذیر خواهد بود.

۲. برنامه ریزی

“عدم برنامه ریزی، یعنی برنامه ریزی برای شکست”

بنجامین فرانکلین

بسیاری از مدیران پروژه، اهمیت زیادی برای مرحله برنامه ریزی قائل نمیشوند و به سرعت فاز اجرایی پروژه را شروع می کنند. به عنوان یک مدیر، بهتر است زمان و منابع کافی را به مرحله برنامه ریزی اختصاص دهید و سپس پروژه را پیاده سازی نمایید.

۳. مدیریت ریسک

گاهی ممکن است پروژه ها طبق برنامه پیش نروند. همواره یک برنامه پیشنهادی برای مدیریت ریسک های احتمالی پروژه در نظر بگیرید. در این صورت، افراد تیم می توانند در صورت بروز مشکلات، بر اساس برنامه ی مدیریتی شما عمل کنند.

۴. کنترل و ارزیابی

میزان پیشرفت و نتایج پروژه را به طور مداوم ارزیابی کنید و با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) و گزارشات، اطلاعات جامعی در مورد وضعیت پروژه داشته باشید. در این صورت می توانید مشکلات را بسیار سریع برطرف کنید.

۵. ارتباطات

ارتباطات سریع میان اعضای پروژه و ذینفعان به شما کمک می کند تا بسیاری از مشکلات احتمالی را سریع تر شناسایی کرده و برطرف نمایید.

۶. مدیریت دامنه

مدیریت دامنه یک پروژه نیز حائز اهمیت است. در اجرا و پیاده سازی تمام پروژه ها امکان از دست دادن کنترل افراد و امور با رویدادهای غیرمنتظره و با افزایش الزامات وجود دارد. به این دلیل است که توانایی مدیریت دامنه یک پروژه مهارتی مهم و ضروری به حساب میآید. از اینرو باید کاملا بر پروژه خود تمرکز داشته باشیم. باید به دقت مسئولیت ها را تعیین نموده و از تغییرات بی موردیکه باعث وقفه در جریان کار میشود، جلوگیری نماییم.

۷. نرم افزار مدیریت پروژه

ممکن است اهمیت استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه برای سازمان تان را  نادیده بگیرید در صورتیکه انتخاب یک نرم افزار قدرتمند تاثیر مستقیمی بر کیفیت مدیریت شما دارد. نرم افزار های حرفه ای اشتباهات احتمالی در محاسبات تصمیم گیری ها را به حداقل می رسانند و شما می توانید یک دید کامل و یکپارچه در مورد تمام (KPI) ها و داده های مرتبط با نیازهای پروژه به دست آورید.

…

نرم افزار مدیریت پروژه گیتا در کنار سفارشی سازی بر اساس نیاز شما، امکان یکپارچه سازی با نرم افزارهای مختلف را نیز دارد.  برخی از مزیت های نرم افزار مدیریت پروژه گیتا:

• • اپلیکیشن مدیریت پروژه اختصاصی

• • مشارکت آسان و بهتر اعضای پروژه

• • دسترسی سریع به اطلاعات

• • مدیریت دسترسی

• • مدیریت منابع پروژه

• • مدیریت هزینه ها

• • مدیریت ارتباط با مشتریان

• • مدیریت همزمان چندین پروژه

• گزارشات لحظه ای در مورد وضعیت پروژه

برای مشاوره، دمو و سفارش نرم افزار مدیریت پروژه گیتا میتوانید با شماره های زیر تماس بگیرید.

۰۴۴-۳۳۳۸۸۱۷۵

۰۴۴-۳۳۴۶۵۵۷۵

۰۹۱۴۶۰۰۳۰۰۲