ده توصیه برای افزایش بازده کار گروهی
کار گروهی به معنای همکاری و مشارکت با یکدیگر است. زمانی که کارها مستلزم تفکر مستقل بود، کار گروهی تنها به معنای عام آن رایج بود. مدیران از کارمندانشان انتظار داشتند با هم روابط خوبی داشته باشند و هنگام نیاز، یکدیگر را یاری کنند. در مواقع دیگر افراد به تنهایی وظایف خود را انجام می دادند.
اما امروزه در بسیاری از سازمان ها، افراد همیشه و یا در اکثر موارد باید به صورت گروهی کار کنند. مهم ترین عامل در مؤثر بودن کار گروهی برقراری روابط میان فردی است. اگر به تنهایی وظایف خود را انجام دهید، مهارت های میان فردی چندان ضروری نیستند. اما زمانی که به همکاری با دیگران نیاز داشته باشید، این مهارت ها بسیار ضروری اند.
در این مقاله به منظور افزایش ثمربخشی در کار گروهی و بهبود بازده و یکپارچگی گروه، ده توصیه و تمرین ارائه می شود.
پذیرش افراد جدید
یکی از چالش هایی که افراد گروه اغلب با آن مواجه اند، پذیرش افراد جدید است. افراد جدید باید بتوانند خود را با گروه هماهنگ کنند. اگر این کار به درستی صورت نگیرد، در بین افراد تفرقه ایجاد می شود. افراد جدید خود را بیگانه احساس می کنند و به تدریج که بر تعدادشان افزوده می شود، دو گروه به وجود می آید: گروه قدیمی و گروه تازه واردها. اگر شما عضو قدیمی گروه هستید، به فرد تازه وارد کمک کنید به سرعت در گروه جای خود را بیابد. با به کار بردن مهارت گوش دادن فعالانه، به صحبت های او درباره ی گذشته و تجربیاتش گوش فرا دهید. نیازهای او را جویا شوید و درصدد برآورده کردن آنها برآیید. از دیگران بخواهید به او کمک کنند و فنون کار را به او بیاموزند. فرد جدید را به گردهمایی ها وارد کنید. با انجام این اقدامات، به یکپارچگی گروه کمک می کنید.
اطلاعات را در اختیار دیگران قرار دهید
در کار گروهی، افراد باید یکدیگر را از امور آگاه کنند. جریان اطلاعات را مانند حلقه ای در نظر بگیرید. با باز و بسته کردن این حلقه، به روانی این جریان کمک می کنید.
- بستن حلقه: به این معناست که امری را بررسی کرده و دیگران را در جریان یافته های خود قرار می دهید.
- باز کردن حلقه: به معنای این است که دیگران را از موضوعی مطلع می کنید بدون اینکه آنها چیزی از شما بپرسند. با این کار، با برقراری ارتباط به صورت مداوم، همه افراد گروه را از امور مطلع نگه می دارید.
به دیگران طوری آموزش بدهید که مطلب را به خوبی فرا بگیرند
اغلب اوقات در گروه ها، فردی باید چگونگی انجام کارها را به افراد جدید آموزش دهد و برای این کار باید بتواند با آنها ارتباط برقرار کند. هنگام آموزش دیگران به یاد داشته باشید که آنها نمی توانند به خوبی شما آن کار را انجام بدهند. فرآیند را مرحله به مرحله شرح دهید و عبارت ناآشنا را به زبان ساده بازگو کنید.
به علاوه، هنگام آموزش به افراد اجازه بدهید سؤال کنند و سؤال هایشان را با روی گشاده پاسخ دهید. وقتی افراد به راحتی سوال بپرسند، یعنی به موضوع توجه دارند. همچنین برای اطمینان از اینکه توضیحات شما را درک کرده اند، می توانید از آن ها سؤال کنید. برای این کار از پرسش های با پایان باز استفاده کنید تا بتوانند بازخورد خود را ارائه دهند. به این ترتیب درمی یابید که در چه مواردی دچار سردرگمی هستند. آموزش باید در قالب فرآیندی دوسویه انجام شود و نه به شیوه ی یک طرفه ی ارائه ی سخنرانی.
پیشنهاد کمک بدهید
با به کار بردن عباراتی از قبیل «چه کمکی از دست من برمی آید؟» و یا «اجازه بدهید در این کار به شما کمک کنم.» و یا «اگر مایل باشید، می توانم در این کار کمکتان کنم.» نشان می دهید که یک عضو ارزشمند گروه هستید. دانستن اینکه شما مایل به یاری دیگران هستید مایه ی دلگرمی افراد گروه است. وقتی کسی از شما درخواست کمک می کند، همیشه پاسخ مثبت بدهید. اگر همان موقع قادر به کمک نیستید، به او بگویید چه وقت می توانید به او کمک کنید. کسی که همواره با روی باز آماده ی کمک به دیگران است، در هر گروهی بسیار با ارزش تلقی می شود.
درخواست کمک کنید
یکی از فواید کار گروهی این است که نیازی نیست همه ی کارها را به تنهایی انجام دهید، بلکه می توانید از دیگران کمک بگیرید. کسانی که سعی می کنند به تنهایی همه ی کارها را انجام دهند و از دیگران کمک نخواهند بیشتر اوقات، با مشکلاتی مواجه می شوند که به راحتی قابل پیشگیری است.
پرسیدن، نشانه ی حماقت نیست، بلکه نشانه ی علاقه و قاطعیت است. حماقت این است که وقتی چیزی را نمی دانید و یا درباره ی چیزی تردید دارید، از دیگران سؤال نکنید. لازم نیست هنگام سؤال کردن عذرخواهی کنید، بلکه با اعتماد به نفس سؤال خود را واضح بیان کنید. سپس با دقت به پاسخ پرسشتان گوش فرا دهید و در صورت نیاز سوال های بیشتری بپرسید. ممکن است لازم باشد پاسخ فرد مقابل را به بیان دیگر بازگو کنید تا اطمینان پیدا کنید که مطلب را به درستی فهمیده اید. با این کار می توانید آنچه را شنیده اید، به کار ببندید.
در جلسات با قاطعیت سخن بگویید
وقتی در کارهای گروهی شرکت می کنید، باید در جلسات گروه حضور یابید. گروه ها با برگزاری جلسه، از هماهنگی افراد با هم برای رسیدن به هدفی مشترک اطمینان پیدا می کنند. تنها حضور افراد در جلسات کافی نیست، بلکه باید حضور فعال و مؤثری داشته باشند.
در جلسات با قاطعیت سخن بگویید. نظرات و پیشنهادات خود را در جهت پیشرفت گروه و رسیدن به هدف بیان کنید. حتا اگر معمولا به نرمی سخن می گویید، در چنین جلساتی سعی کنید با قاطعیت بیشتری صحبت کنید.
همچنین فعالانه به سخنان دیگران گوش بدهید و علاقه ی خود را به جلسات ابراز کنید. کاری کنید که جلسات به گفتگوهای سازنده ی دوسویه مبدل شوند.
به نتایج مطلوب بیندیشید
یکی از مشکلات موجود در اغلب گروه ها این است که افراد گروه در مورد چگونگی انجام کارها به مشاجره می پردازند. در این حالت آن ها تمرکز خود را بر روی نتیجه از دست داده و بر «روش تو در مقابل روش من» متمرکز می شوند. به هنگام حل مشکلات در جلسات، بر دستیابی به نتایج مطلوب تمرکز کنید. از افراد بپرسید: «اهداف ما چیست؟»، «می خواهیم به چه نتایجی برسیم؟»، «مشتریان ما چه نیازهایی دارند؟» با مطرح نمودن این پرسش ها، توجه افراد به جای شیوه های فردی، بر نتایج مطلوب متمرکز می شود.
بازخورد سازنده ارائه دهید
شما می توانید به اعضای گروه درباره ی عملکردشان بازخورد ارائه دهید. به این ترتیب، کار گروهی تقویت می شود زیرا ارتباط صادقانه ای میان اعضای گروه برقرار می گردد. مراقب باشید که در ارائه ی بازخورد به شرح مشاهدات تان بپردازید، نه ارائه ی نظرات شخصی درباره ی عملکرد دیگران.
با ارائه ی بازخورد، عملکرد مطلوب افراد را به رسمیت بشناسید. اگر افراد به اعضای دیگر گروه یاری می رسانند، از آنها قدردانی کنید. به این منظور بازخورد مثبت مشخصی ارائه دهید و از تعریف و تمجیدهای کلی بپرهیزید. اگر کاری به خوبی پیش نمی رود، مشاهدات خود را به شیوه ای صریح و مثبت بیان کنید تا اعضای گروه درباره ی آن موضوع تأمل کنند و از تجربیات خود درس بگیرند. ارائه ی بازخورد به منظور قضاوت درباره ی دیگران نیست، بلکه می خواهید به آن ها کمک کنید عملکرد خود را بهبود بخشند. با ارائه ی مداوم بازخورد مثبت و سازنده، دیگران شما را به عنوان سرپرست گروه در نظر می گیرند.
مشکلات را با افراد مناسب مطرح کنید
بروز مشکلات در کار گروهی اجتناب ناپذیر است. در حقیقت، یکی از شیوه های ارزیابی عملکرد یک گروه این است که نحوه ی مواجهه ی آن ها با مشکلات و نگرانی ها را بررسی کنیم: آیا با خشونت با یکدیگر سخن می گویند؟ پشت سر یکدیگر حرف می زنند و شایعه درست می کنند؟ این کارها درخور یک گروه موفق نیست.
اعضای تیم باید بتوانند بر مشکلاتشان فائق شوند. در صورتی که مشکلی به تمامی اعضای گروه مربوط می شود، باید برای حل و فصل آن جلسه ای برگزار کنید. اما اگر مشکل به یک فرد خاص مربوط است، باید با خود او سخن بگویید.
شوخ طبعی خود را حفظ کنید
یکی از نشانه های یک گروه موفق این است که اعضای تیم با هم بخندند. آن ها با تمسخر یکی از افراد گروه نمی خندند، بلکه از انجام وظایف گروه و سپری کردن زمان با یکدیگر لذت می برند. حس شوخ طبعی آنها موجب کاهش استرس و تنش ناشی از کار است.
در یک گروه، افرادی با شخصیت های متفاوت گرد هم آمده اند. بنابراین هدایت آن ها به گونه ای که به شیوه ای مؤثر با هم همکاری کنند، کار آسانی نیست. اگر جنبه ی مفرح کار گروهی را دریابید و سعی کنید با دیگر اعضای تیم برای بهبود عملکرد گروه تلاش کنید، به نتایج مطلوبی می رسید.
