زمان خودتان را چگونه مدیریت میکنید؟ اگر مانند بسیاری از افراد دیگر هستید احتمالا پاسخ چندان مثبتی نخواهید داشت. همه ما روزهایی پرمشغله داریم که اکثرا برای انجام به موقع کارهایمان دچار کمبود وقت میشویم. میتوان مدیریت موثرتری از زمان داشت، ولی شاید شناسایی و اصلاح اشتباهات که اغلب انجام میدهیم برایمان دشوارباشد. هنگامی که زمان خود را به خوبی مدیریت نماییم، کارایی فوق العاده ای خواهیم داشت و میزان استرسمان نیز کاهش خواهد یافت. مدیریت زمان فرایند سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان خود بین فعالیت های خاص است و برای دستیابی به مهارت های مدیریت زمان نیز ابزارهای خاصی وجود دارند که هرکدام به نوبه خود کمک زیادی به شما خواهد کرد.
8 اشتباه متداول در مدیریت زمان
1- فهرست بندی نادرست کارها
آیا تاکنون انجام کار مهمی را فراموش کرده اید؟ اگر پاسختان مثبت است احتمالا فهرست مناسبی ندارید که در آن کارهای مختلف برای انجام را ذکر کنید. اگر هم این فهرست را دارید، به طور موثری از آن استفاده نمیکنید. ترفند استفاده صحیح از این فهرست، اولویت بندی موثر کارهایتان است. هنگامی که انجام پروژه های بزرگ را در فهرست خود میگنجانید، ذکر جزئیات و گام های عملی ضرورری است تا از ابهام، سردرگمی و وقفه در کارتان جلوگیری شود.
2- تعیین نکردن اهداف فردی
تعیین اهداف فردی در مدیریت مناسب زمان اهمیت بسیاری دارد. چرا که اهداف چشم انداز و مقصد نهایی را با پیش روی در مسیر صحیح فراهم میکند. هنگامیکه اهداف و جایگاه آینده خود را تعیین نمایید، قادر خواهید بود که منایع، زمان و اولویت هایتان را برای رسیدن به آن جایگاه مدیریت کنید. اهدف این امکان را به شما میدهند که تصمیم بگیرید کدام کارها ارزش صرف وقت را دارند و چه کارهایی صرفا اتلاف زمان و وقفه در کارتان به شمار می آیند.
3- عدم اولویت بندی صحیح
گاهی اوقات اولویت بندی کار دشواری است، به خصوص زمانیکه کارهای به ظاهر ضروری بسیاری برای انجام داریم. بنابراین یادگیری اولویت بندی موثر کارها جهت مدیریت بهتر زمان امری مهم و ضروری است. ” ماتریس اولویت بندی” یکی از ابزارهایی ست که مطالعه آن در این زمینه کمک بسزایی به شما خواهد نمود. اگر تفاوت میان کارهای باارزش و کم ارزش را بدانید، در طول روز کارهایتان را با توجه به این تفاوت ها مدیریت خواهید کرد.
4- مدیریت نادرست وقفه های کاری
آیا میدانید که اکثر ما روزانه بیش از دو ساعت را با وقفه ها و حواس پرتی های گوناگون هدر میدهیم؟ این وقفه ها میتواند شامل چک کردن ایمیل ها یا پیام های تفن همراه ویا پاسخ به تماس های تلفنی مشتریان، صحبت های حاشیه ای و … باشد که ما را از جریان کار جدا میکند. اگر درحال انجام کار مهمی هستید و میخواهید کنترل کاملی بر روند کاری خود داشته باشید، باید وقفه های کاری را مدیریت کرده و به حداقل برسانید. برای مثال هنگامی که نیاز به تمرکز دارید تلفن همراهتان را خاموش کرده یا در حالت سکوت قرار دهید تا باعث حواس پرتی شما نگردد.
5- معوق کردن کارها
معوق کردن به معنی موکول کردن انجام کاری به زمان دیگر است که باید هم اکنون انجام دهید. هنگامی که انجام کارهای مهم یا جزئی خودتان را به زمان دیگری موکول میکنید احساس گناه و سردرگمی خواهید کرد، شروع دوباره به انجام آن کار برایتان سخت تر شده و درنهایت همه امور بر روی هم انباشته میشوند و دیگر قادر به انجام هیچ یک از کارهایتان در زمان مقرر نخواهید بود. یک استراتژی سودمند این است که یک زمانبندی دقیق داشته و به آن عمل کنید. همچنین میتوانید پروژه های بزرگ را به گام های کوچک و عملی تقسیم کنید و به هرکدام زمان خاصی را اختصاص دهید. انجام این کار به شما کمک میکند تا در آغاز پروژه احساس سردرگمی و آشفتگی نداشته باشید.
6- فشار کاری بیش از حد
اگر کسی هستید که قدرت ” نه ” گفتن به هیچ کس را ندارید و یا به بقیه اعتماد نداشته و تمام کارها را خودتان انجام میدهید تا مطمعن شوید کارها به درستی انجام شده اند، وقتتان را هدر داده اید! این رویکرد کیفیت کاری شما را پایین آورده و عملکرد، استرس و روحیه ضعیفی را برایتان به همراه خواهد داشت. همچنین از انجام چندین کار به طور هم زمان اجتناب کنید. به جای آن در یک زمان خاص بر روی یک کار متمرکز شوید. در این صورت کارایی و بازدهی شما افزایش یافته و با آرامش و دقت کافی زمانتان را مدیریت خواهید نمود.
7- عدم استراحت کافی
امکان دارد که 8 تا 10 ساعت کار مداوم را برای خودتان ایده آل در نظر بگیرید ولی به خاطر بسپارید که حفظ تمرکر و کار باکیفیت بدون استراحت دادن به مغز برای بازیابی توانایی اش غیرممکن خواهد بود. بنابریان زمان های کوتاه برای استراحت را هیچگاه اتلاف وقت قلمداد نکنید. چراکه این استراحت ها کارایی و تفکر خلاقانه شما را افزایش خواهد داد. سعی کنید هریک یا دو ساعت پنج دقیقه استراحت کنید و زمان کافی برای صرف غذا به خود اختصاص دهید.
8- زمانبندی غیر موثر کارها
آیا فردی هستید که صبح ها انرژی بیشتری برای انجام کارهایتان دارید؟ یا انرژی شما هنگام عصر بیشتر است؟ هرکس زمانبندی متفاوتی برای خود دارد. افراد در ساعات متفاوت شبانه روز امکان دارد انرژی و بهره وری بیشتری و یا کمتری احساس کنند. کارهای مهمتر را در ساعات پرانرژی خود و کارهای فرعی مانند چک کردن ایمیلتان را در ساعات کم انرژی تر خود انجام دهید.
