ایمیل یکی از متداول ترین ابزارهای ارتباطی مورد استفاده در کسب و کار است.از طریق ایمیل، امکان ارتباط با یکدیگر در هر زمان و مکانی برای ما فراهم گشته و توانایی به اشتراک گذاری فایل ها ،عکسها و یا یادداشت های خود را در اختیار کاربران قرار میدهد.عمده محبوبیت ایمیل ناشی از سهولت کاربری و سرعت ایجاد کاربری آن می باشد و به همین دلیل افراد ترجیح میدهند برای انجام اغلب فعالیت های مارکتینگ و کسب وکارهای مختلف از این ابزار مفید بهره برده و از قابلیت های آن استفاده نمایند.همچون تمام تکنولوژی های دیگر،استفاده کنترل نشده از این ابزار نیز سبب بروز پیامدهای منفی نیز خواهد شد.سوال ما اینجاست: چگونه ایمیل های خود را به طور موثرتری مدیریت نماییم؟
اگر ما قادر نباشیم ایمیل های خود را مدیریت به درستی نماییم، ممکن است فرد دچار آشفتگی و سردرگمی گردد. در تنیجه سبب کاهش بهره وری فرد گشته و کارایی او را کاهش می دهد.چون در یک صندوق ورودی درهم ریخته و آشفته،که ناشی از تلبار شدن انبوهی ایمیل میباشد ممکن است ما پیام های مهمی را از دست بدهیم. راهکار ما، مدیریت سازمان دهی شده ایمیل و به حداقل رساندن تعداد ایمیل های خوانده نشده می باشد.در پاسخ این پرسش که چگونه ایمیل های خود را به طور موثرتری مدیریت نماییم؟ ما راهکارهای زیر را بر گرفته از entrepreneur پیشنهاد می نماییم:
تنظیم یک زمان خاص به جواب ایمیل های خود
کنار گذاشتن یک زمان خاص برای پاسخ به ایمیل های شما باعث می شود شما را در طول روز کارایی بهتری داشته باشید. برای مثال؛ هر روز صبح وقتی به محل کارتان مراجعه می نمایید، می توانید نیم ساعت خود را به خواندن و پاسخ دادن به ایمیل های خود اختصاص بدهید.در صورتیکه مبادلات ایمیلی شما بیشتر است می توانید این روال را پس از ناهار یا در بعد از ظهر دوباره تکرار نموده و پاسخگوی ایمیل های دریافتی خود در طول روز باشید.
حذف ایمیل های غیر ضروری
هنگامی که شما صندوق پستی خود را باز کنید، از میان پیام های خوانده نشده به سرعت اسپم ها و یا ایمیل های تبلیغاتی را حذف کنید. حتی نیاز نیست که آنها باز نمایید.همچنین شما باید از توانایی را در خود ایجاد نمایید که از دیدن موضوع ایمیل تشخیص دهید این ایمیل نیاز به یک اقدام یا مطالعه متن آن دارد یا نه.
مورد بعدی لغو اشتراک از ایمیل های تبلیغاتی می باشد، در این صورت شما دیگر مجددا آنها را دریافت نخواهید کرد.
سازماندهی صندوق پستی خود با پوشه ها
بدین طریق که برای هر هریک از پروژها پوشه ای جداگانه ایجاد کرده و ایمیل ها را از طریق برچسب گذاری بر اساس ماهیت آنها دستخ بندی نمایید تا پیگیری ایمیل ها با سرعت بیشتری صورت گیرد.سپس بر اساس الولیت بندی و اهمیت آنها در پوشه های متفاوتی دستخ بندی نمایید.همچنین می توانید با تعریف انواع مختلف فیلترها ایمیل ها را به محض ورود در سمت راست صندوق پستی خود در پوشه مربوطه دسته بندی کنید.
سعی کنید کمتر ایمیل ارسال نمایید
این یک قاعده طبیعی است که اگر ایمیل کمتری ارسال نمایید،در نتیجه ایمیل های کمتری نیز دریافت خواهید کرد.در متن ایمیل نیز از بسط دادن بیش از از حد متن خودداری نموده و مطالب مهم و کلیدی را در ابتدای ایمیل مطرح نمایید.
