مهارت برقراری ارتباط و رفع موانع موجود

communication skills

موانع ارتباطی میتوانند در هر مرحله از فرایند ارتباط شامل فرستنده، پیام، کانال، گیرنده، فیدبک و بافت وجود داشته و زمینه سردرگمی و سوء تفاهم را ایجاد کنند. برای تبدیل به فردی با مهارت برقراری ارتباط عالی و انتقال پیامی بدون ابهام، هدف باید این باشد که بروز این موانع را درهر یک از مراحل فرایند از طریق ارتباطی دقیق، مختصر، واضح و برنامه ریزی شده کاهش داد. مهارت برقراری ارتباط را میتوان در قالب فرایندهای زیر نشان داد:

مهارت برقراری ارتباط

منبع: به عنوان منبع پیام باید از دلیل ارتباط و آنچه که مورد ارتباط است آگاهی کامل داشته باشیم. همچنین باید از سودمندی و صحت اطلاعات اطمینان داشت.
پیام: اطلاعاتی ست که قصد انتقال آن را در ارتباط داریم.
رمزگذاری: فرایند انتقال اطلاعات در قالبی است که قابل ارسال بوده و توسط طرف مقابل به راحتی رمزگشایی گردد. موفقیت در رمزگذاری تاحدی بستگی به توانایی فرد در انتقال اطلاعات به شکلی ساده و واضح و همچنین پیش بینی و حذف عوامل ایجاد کننده سردرگمی ( مانند تفاوت های فرهنگی، پیش فرض های اشتباه و اطلاعات ناقص) بستگی دارد. بخش اصل این روند شناخت صحیح از مخاطب است. عدم شناخت مخاطبی که درحال ارتباط با آن هستیم، موجب ارائه پیام هایی خواهد شد که به درستی تعبیر و تفسیر نشده اند.
کانال: پیام ها از طریق کانال های مختلف شفاهی مانند جلسات رو در رو، مکالمه تلفنی، ویدئو کنفرانس و کتبی مانند نامه، ایمیل و گزارشات انتقال می یابد. کانال های مختلف نقاط ضعف و قوت منحصربه خود را دارند. برای مثال ارائه فهرستی طولانی از دستورالعمل ها به صورت شفاهی مسلما موثر نخواهد بود.
رمزگشایی: رمز گشایی موفقیت آمیز همانند رمزگذاری صحیح، یک مهارت برقراری ارتباط است. ( برای مثال صرف زمان لازم برای به دقت خواندن یا گوش فرا دادن فعالانه به یک پیام) همانند رمزگذاری نیز بروز خطاها و سردرگمی در رمزگشایی وجود دارد، به ویژه اگر فرد گیرنده دانش و اطلاعات کافی در مورد پیام نداشته باشد.
گیرنده: پیام به گروهی از مخاطبان تحویل داده میشود و بدون شک فرستنده انتظار دارد که پیامش اقدامات یا واکنش های خاصی را از این مخاطب برانگیزد. باید توجه کرد که  هریک از افراد این گروه با ایده ها و افکاری که مسلما درک پیام انتقالی شما و واکنش آنها را تحت تاثیر قرار خواهد داد وارد رابطه با فرستنده میشوند. برای تبدیل به فردی با مهارت برقراری ارتباط  عالی باید قبل از ارائه پیام خود این ابعاد را مدنظر داشته و عملی مناسب داشته باشیم.
فیدبک: معمولا مخاطبان فیدبک و واکنش های کلامی یا غیرکلامی به پیام ارتباطی خواهند داشت. باید توجه دقیقی به این فیدبک ها نمود، چراکه تنها چیزی است که نشاندهنده درک صحیح مخاطب از پیام میباشد و در صورت بروز سوء تفاهم یا اشتباه فرصتی دوباره را برای ارسال پیام فراهم میکند.
بافت: موقعیتی است که در آن پیام انتقال می یابد و میتواند شامل محیط اطراف حاکم و یا فرهنگ گسترده تر ( فرهنگ سازمانی، فرهنگ بین الملل و ...) باشد.

از بین بردن موانع در تمام مراحل

برای انتقال موثر پیام باید موانع موجود در هریک از مراحل فرایند ارتباط را شناخته و سعی در حذف آن داشت. امکان دارد در خود پیام نیز مشکلاتی وجود داشته باشد. اگر پیام بسیار طولانی و نامرتب بوده و یا دارای خطا است، باید انتظار سوء تفاهم و تفسیر بد را داشت! فقر کلامی و غیر کلامی (زبان بدن) نیز میتواند باعث سردرگمی گردد. همچنین ارائه بسیار سریع حجم بالایی از اطلاعات میتواند مشکل ساز باشد. باید درمورد فرهنگ مخاطب خود شناخت داشته و از توانایی گفتگو و انتقال پیام به افراد مختلف با پیش زمینه های فرهنگی مختلف برخوردار بود.
 

تگ های مرتبط: کسب و کار
All posts
آخرین مقالات