هیئتمدیره و مجامع
مدیریت جلسات هیئتمدیره و مجامع با اتاق محرمانه، رأیگیری رسمی، صورتجلسهٔ امضادار و آرشیو مصوبات قابل استناد.
نرمافزار مدیریت جلسات و کنفرانس آنلاین سازمانیمدیریت جلسات و کنفرانس آنلاینپایدار
از جلسههای بینتیجه به مصوبات پیگیریشده — کل چرخهٔ جلسه روی یک پلتفرم
پلتفرم بومی مدیریت جلسات و صورتجلسات GITA Meeting — از زمانبندی و دستور جلسه تا تنظیم صورتجلسه، ثبت مصوبات و پیگیری وظایف، همراه با ویدئوکنفرانس امن داخلی و آرشیو کامل جلسات.
ویدئوکنفرانس داخلی روی زیرساخت خودتانپیگیری خودکار مصوبات تا بستهشدن وظیفهپشتیبانی فارسی و استقرار On-Premise
مدیریت جلسات و کنفرانس آنلاین
Meeting
Authentication
Authorization
Lifecycle
Integration
اعتماد ۹۰+ سازمان و هیئتمدیره ایرانی
۵ هلدینگ و شرکت سرمایهگذاری۸ سازمان دولتی و شرکت دانشبنیان۴ بانک و مؤسسهٔ مالی۷ شرکت تولیدی و صنعتی
+۲۲۰٬۰۰۰مصوبهٔ ثبت و پیگیریشده در محیط Production
مسیر ارزشآفرینی
ما نه فقط دردهای شما را میفهمیم — برای رسیدن به آنچه که سازمان شما باید باشد، نقشه میسازیم.
GITA Meeting یک پلتفرم بومی مدیریت جلسات و کنفرانس آنلاین است که کل چرخهٔ یک جلسهٔ سازمانی را پوشش میدهد: از زمانبندی و تنظیم دستور جلسه، تا برگزاری ویدئوکنفرانس، تنظیم صورتجلسه، ثبت مصوبات و پیگیری وظایف تا لحظهٔ بستهشدن. این محصول در کنار سامانهٔ اتوماسیون اداری GITA OA و مدیریت اسناد GITA DMS، یک اکوسیستم کامل حاکمیتی برای سازمان شما میسازد.
Before
وضعیت رایج امروز
- 01
صورتجلسهها در Word تایپ و در ایمیل گم میشوند
هزینه پنهان: از دست رفتن مصوبات و دوبارهکاری در جلسات بعدی
- 02
مصوبهٔ جلسه ثبت میشود اما هیچکس پیگیری نمیکند
هزینه پنهان: ۴۰٪+ مصوبات بدون نتیجه و فرسایش اعتماد به جلسات
- 03
هماهنگی زمان جلسه و دعوتنامه از طریق تماس و پیام دستی است
هزینه پنهان: ساعتها اتلاف وقت مدیران و جلسات لغو یا تأخیری
- 04
برای ویدئوکنفرانس به ابزارهای خارجی و فیلترشده وابستهاید
هزینه پنهان: نشت اطلاعات محرمانه و قطعیهای مکرر در جلسات حساس
After
با Meeting
- 01
زمانبندی هوشمند با تشخیص تعارض تقویم و دعوتنامهٔ خودکار
قبلاً: دعوتنامه با تماس و پیام دستی
- 02
دستور جلسهٔ ساختاریافته با زمان و مسئول هر بند
قبلاً: دستور جلسه پراکنده در ایمیلها
- 03
تنظیم صورتجلسه حین جلسه با امضای دیجیتال شرکتکنندگان
قبلاً: صورتجلسهٔ Word دستنویس و دیرهنگام
- 04
هر مصوبه یک وظیفهٔ دارای مسئول، سررسید و وضعیت
قبلاً: مصوبه روی کاغذ میماند و فراموش میشود
معماری راهکار
معماری GITA Meeting چگونه کار میکند — جریان داده زنده
هستهٔ مدیریت جلسات در مرکز قرار دارد و چرخهٔ دستور جلسه، صورتجلسه و مصوبات را مدیریت میکند. سرور رسانهٔ داخلی (SFU) ویدئوکنفرانس امن را روی زیرساخت خود سازمان میزبانی میکند و وابستگی به سرویسهای خارجی را حذف مینماید. هستهٔ جلسات از یک سو با اتوماسیون اداری و سامانهٔ مدیریت اسناد یکپارچه است و از سوی دیگر با تقویم و سامانهٔ منابع انسانی برای تشخیص تعارض و احراز هویت ارتباط میگیرد.
جریان داده
ورودیها
Clients & Identities
هسته احراز
Gateway · Auth · Policy · Token
لایه داده
Identity Store · HSM · Directory
ممیزی و تلهمتری
Audit Pipeline · Kafka
اپلیکیشنها
Apps & Cloud
درخواست احراز هویت
ارزیابی سیاست
صدور توکن
گزارش ممیزی
همگامسازی داده
روی برچسبهای بالا کلیک کنید تا فقط یک نوع جریان داده فعال شود — یا روی هر نود حرکت کنید برای نمایش پررنگتر.
قابلیتهای محصول
قابلیتهایی که در چرخهٔ جلسات سازمان تفاوت میسازند
10 ماژول تخصصی یکپارچه و قابل توسعه — برای انتخاب هر قابلیت، روی آن کلیک کنید.
زمانبندی
زمانبند جلسه و دعوتنامهٔ هوشمند
تعیین زمان جلسه با تشخیص تعارض تقویم شرکتکنندگان و ارسال خودکار دعوتنامه و یادآور.
موتور زمانبندی تقویم همهٔ شرکتکنندگان را بررسی میکند، بازههای آزاد مشترک را پیشنهاد میدهد و دعوتنامهٔ iCal برای ایمیل و اعلان درونسازمانی میفرستد. RSVP شرکتکنندگان، رزرو اتاق فیزیکی و یادآورهای پلکانی پیش از جلسه پشتیبانی میشود.
نکات کلیدی
- تشخیص تعارض زمانی و پیشنهاد بازهٔ آزاد
- دعوتنامهٔ iCal و همگامسازی با تقویم سازمانی
- رزرو اتاق جلسه و تجهیزات فیزیکی
- یادآور پلکانی و ثبت RSVP شرکتکنندگان
برای شماحذف رفتوبرگشتهای هماهنگی و کاهش جلسات لغوشده
موارد استفاده صنعتی
راهکار متناسب با نوع جلسات سازمان شما
سازمانهای دولتی
برگزاری جلسات کمیسیون و شوراها با دستور جلسهٔ رسمی، پیگیری مصوبات بینسازمانی و انطباق با الزامات بایگانی اسناد.
بانک و مؤسسات مالی
جلسات کمیتهٔ ریسک، اعتبار و سرمایهگذاری با کنترل دسترسی دقیق، Audit Trail کامل و ویدئوکنفرانس امن داخلی.
صنعت و تولید
جلسات کمیتهٔ HSE، تولید و پروژه با پیگیری مصوبات عملیاتی و اتصال به اتوماسیون اداری برای صدور دستور کار.
درمان و بیمارستان
جلسات کمیتهٔ درمان، دارو و اعتباربخشی با مستندسازی دقیق مصوبات و پیگیری اقدامات اصلاحی منطبق با الزامات اعتباربخشی.
آموزش و دانشگاه
جلسات شورای آموزشی، پژوهشی و هیئت علمی با دستور جلسهٔ ساختاریافته، رأیگیری و آرشیو مصوبات گروهها.
هلدینگ و شرکتهای چندشعبه
هماهنگی جلسات بین شعب و شرکتهای زیرمجموعه با ویدئوکنفرانس داخلی و داشبورد متمرکز مصوبات گروه.
تیمهای پروژهمحور
جلسات هفتگی پروژه و Stand-up با دستور جلسهٔ سبک، Action Item سریع و انتقال خودکار موارد باز به جلسهٔ بعد.
یکپارچهسازی
با تمام سامانههای سازمانی شما کار میکند
+۶۰ ادغام آماده، تأییدشده در محیط Production
سامانهای که نیاز دارید را پیدا نمیکنید؟ کانکتور سفارشی درخواست دهیدفرآیند پیادهسازی
از تماس اول تا Production در ۴ فاز
نقشه راه شفاف از اولین تماس تا عملیات دائمی — هر مرحله با خروجی قابل اندازهگیری.
PHASE 01
ارزیابی و طراحی فرایند جلسات
۱ تا ۲ هفته
جلسه با دبیرخانه و مدیران، شناخت انواع جلسات و کمیتهها، طراحی قالب دستور جلسه و صورتجلسه و گردش تأیید.
سند فرایند جلسات و نقشهٔ راه
PHASE 02
Pilot روی یک کمیته یا هیئت
۲ تا ۴ هفته
استقرار روی یک کمیتهٔ کلیدی، راهاندازی ویدئوکنفرانس داخلی، آموزش منشیها و برگزاری اولین جلسات واقعی.
سامانهٔ عملیاتی روی کمیتهٔ پایلوت
PHASE 03
گسترش سازمانی و یکپارچهسازی
۴ تا ۸ هفته
گسترش به همهٔ کمیتهها و واحدها، اتصال SSO و تقویم، یکپارچگی با GITA OA و GITA DMS و فعالسازی داشبورد مصوبات.
پوشش کامل جلسات و گزارش آنی مصوبات
PHASE 04
بهینهسازی و حاکمیت جلسات
دائمی
تحلیل اثربخشی جلسات، بهبود قالبها بر اساس داده، پشتیبانی ۲۴/۷ و گزارش دورهای نرخ اجرای مصوبات.
بهبود مستمر اثربخشی جلسات و اجرای مصوبات
PHASE 01۱ تا ۲ هفته
ارزیابی و طراحی فرایند جلسات
جلسه با دبیرخانه و مدیران، شناخت انواع جلسات و کمیتهها، طراحی قالب دستور جلسه و صورتجلسه و گردش تأیید.
سند فرایند جلسات و نقشهٔ راه
PHASE 02۲ تا ۴ هفته
Pilot روی یک کمیته یا هیئت
استقرار روی یک کمیتهٔ کلیدی، راهاندازی ویدئوکنفرانس داخلی، آموزش منشیها و برگزاری اولین جلسات واقعی.
سامانهٔ عملیاتی روی کمیتهٔ پایلوت
PHASE 03۴ تا ۸ هفته
گسترش سازمانی و یکپارچهسازی
گسترش به همهٔ کمیتهها و واحدها، اتصال SSO و تقویم، یکپارچگی با GITA OA و GITA DMS و فعالسازی داشبورد مصوبات.
پوشش کامل جلسات و گزارش آنی مصوبات
PHASE 04دائمی
بهینهسازی و حاکمیت جلسات
تحلیل اثربخشی جلسات، بهبود قالبها بر اساس داده، پشتیبانی ۲۴/۷ و گزارش دورهای نرخ اجرای مصوبات.
بهبود مستمر اثربخشی جلسات و اجرای مصوبات
سوالات متداول فنی
سوالاتی که تیم فنی شما احتمالاً میپرسد
ویدئوکنفرانس روی زیرساخت داخلی سازمان مستقر میشود یا ابری است؟+
GITA Meeting کاملاً قابل استقرار On-Premise است. سرور رسانهٔ WebRTC/SFU روی زیرساخت خودِ سازمان نصب میشود و هیچ جریان ویدئو یا دادهای از شبکهٔ شما خارج نمیگردد. این معماری برای جلسات هیئتمدیره، کمیتهٔ ریسک و سایر جلسات محرمانه طراحی شده و وابستگی به سرویسهای ابری خارجی و فیلترشده را حذف میکند.
مصوبات جلسه چطور پیگیری میشوند تا فراموش نشوند؟+
هر مصوبه بهصورت خودکار به یک Action Item با مسئول، سررسید و معیار پذیرش تبدیل میشود. مسئول گزارش پیشرفت ثبت میکند، یادآور پیش از سررسید ارسال میشود و داشبورد مصوبات معوق را برجسته مینماید. در جلسات دورهای، مصوبات اجرانشدهٔ جلسهٔ قبل بهصورت خودکار در دستور جلسهٔ بعد ظاهر میشوند.
آیا صورتجلسه قابلیت امضای دیجیتال و خروجی رسمی دارد؟+
بله. صورتجلسه پس از تنظیم برای تأیید و امضای دیجیتال شرکتکنندگان ارسال میشود و هر امضا با هویت کاربر و timestamp ثبت میگردد. خروجی نهایی یک PDF رسمی با سربرگ و لوگوی سازمان است که بهعنوان سند قابل استناد در آرشیو نگهداری و در صورت نیاز با گواهی امضای دیجیتال معتبر صادر میشود.
یکپارچگی با اتوماسیون اداری (GITA OA) و مدیریت اسناد (GITA DMS) چگونه است؟+
مصوبات جلسه میتوانند مستقیماً در GITA OA به نامه یا دستور تبدیل و ابلاغ شوند و اسناد دستور جلسه و پیوستها از GITA DMS پیوست و نسخهبندی میگردند. این یکپارچگی بومی، دوبارهکاری بین صورتجلسه، مکاتبات و آرشیو اسناد را حذف میکند. برای جزئیات بیشتر میتوانید صفحات محصول /products/oa و /products/dms را ببینید.
زمانبندی جلسه و ارسال دعوتنامه چطور انجام میشود؟+
زمانبند جلسه تقویم شرکتکنندگان را بررسی میکند، بازههای آزاد مشترک را پیشنهاد میدهد و دعوتنامهٔ استاندارد iCal به ایمیل و اعلان درونسازمانی ارسال میکند. رزرو اتاق فیزیکی، ثبت RSVP و یادآورهای پلکانی پیش از جلسه نیز پشتیبانی میشود. همگامسازی با Microsoft Exchange و Google Calendar از طریق CalDAV انجام میگیرد.
آیا امکان رأیگیری رسمی در جلسات هیئتمدیره و کمیتهها وجود دارد؟+
بله. برای هر بند دستور جلسه میتوان رأیگیری رسمی با گزینههای موافق، مخالف و ممتنع تعریف کرد. نتیجه به همراه نام رأیدهندگان (یا بهصورت ناشناس در صورت تنظیم) در صورتجلسه ثبت میشود و حد نصاب لازم برای تصویب بهصورت خودکار محاسبه میگردد.
آرشیو جلسات گذشته چطور جستجو و بازیابی میشود؟+
تمام جلسات همراه با دستور جلسه، صورتجلسه، فهرست مصوبات، فایلهای پیوست و در صورت فعالبودن، فایل ضبط ویدئو بایگانی میشوند. جستجوی متن کامل امکان یافتن یک مصوبهٔ خاص در میان هزاران جلسهٔ گذشته را فراهم میکند. دسترسی به آرشیو بر اساس نقش و سطح محرمانگی هر جلسه یا کمیته کنترل میشود.
دستیار هوش مصنوعی تنظیم صورتجلسه چطور کار میکند و آیا امن است؟+
موتور تبدیل گفتار به متن فارسی صحبتهای جلسه را پیادهسازی میکند و دستیار، پیشنویس صورتجلسه و فهرست مصوبات پیشنهادی را تولید میکند. منشی جلسه پیشنویس را بازبینی و نهایی میکند. کل پردازش میتواند بهصورت On-Premise اجرا شود تا هیچ دادهای از سازمان خارج نشود — مناسب جلسات محرمانه.
ظرفیت هر جلسهٔ ویدئوکنفرانس چقدر است و کیفیت چگونه مدیریت میشود؟+
معماری SFU امکان برگزاری جلسات تصویری گروهی با دهها شرکتکننده را فراهم میکند و کیفیت ویدئو بهصورت تطبیقی بر اساس پهنای باند هر کاربر تنظیم میشود. اشتراک صفحه، چت، دست بلندکردن و حالت بلندگوی فعال پشتیبانی میشود. ظرفیت نهایی بسته به منابع سرور اختصاصیافته در فاز استقرار تعیین میگردد.
استقرار On-Premise در شبکهٔ ایزوله و بدون اینترنت ممکن است؟+
بله، GITA Meeting برای استقرار کامل On-Premise حتی در شبکههای ایزوله و Air-Gapped طراحی شده است. تمام اجزا شامل سرور رسانه، پایگاهداده، آرشیو و موتور دستیار هوشمند داخل سازمان اجرا میشوند و نیازی به ارتباط با اینترنت برای عملکرد روزمره وجود ندارد. بهروزرسانیها بهصورت بستههای آفلاین قابل اعمالاند.
تماس مستقیم با تیم فنی
دموی نرمافزار مدیریت جلسات را رزرو کنید
۴۵ دقیقه با کارشناس استقرار ما صحبت کنید. فرایند فعلی جلسات و پیگیری مصوبات سازمان شما را بررسی میکنیم و نشان میدهیم چطور با GITA Meeting و یکپارچگی آن با GITA OA و GITA DMS، چرخهٔ جلسه تا اجرای مصوبه را کامل میکنید. رایگان و بدون تعهد.
فرم درخواست جلسه
مرحله ۱ از ۲